BeSmart

「ビジネスをもっとスマートに！」

ビジネスコミュニケーションインフラ

BeSmartはEメールやグループウェアに変わる次世代型コミュニケーシュンインフラです。

会社の中、こんなことになってませんか？

Eメールのやり取りが多く、効率的ではないと感じる
会議がやたらと多い、長い
複数の仕事を同時に抱え、仕事の進捗が悪い
社内のコミュニケーションが取れていないと感じる
社内に様々なプロジェクトがあるが、成果が出ないままに自然消滅している

求められること

現代の仕事は、多能工化しており、一人が複数の仕事を、同時並行で進めることが求められます。
一方で、一つの仕事を進めるにあたっては、様々な能力・知識をもった人間があつまり、チームで進める必要があります。

BeSmartとは

現代の仕事を最適化する為に考えられたコミュニケーションツールです。

実際にBeSmartで何ができるの？

仕事を設計する

目的や期限や関係者を登録して仕事BOXを作ります。
これだけで自分が関係している仕事の整理になります。

コミュケーションを取る

いわゆるSNSの様にコミュニケーションが取れます。
コミュケーションは仕事box内で行われる為、他の仕事でのやり取りと混乱する事はありません。

情報を共有する

関連する資料を簡単に仕事Boxに保存、共有する事ができます。
これも仕事Box内に保存される為、どの仕事の資料なのか整理でき、振返りも簡単になります。

仕事整理する

自分が関連している仕事Boxを一覧表示。
重要度を付けたり、カテゴリで分類する事で自分の仕事の整理ができます。

仕事を完了する

完了した仕事の情報もしっかり残っているので、後からその仕事を参考にしたい時、資料やその時の行われたコミュニケーションを含め振り返る事ができます。

BeSmartの機能

仕事BOX: 顧客や案件の単位ではなく、広義の「仕事」の管理ができます。
仕事BOXに対してコメント書き込むこことで、仕事のコミュニケーションを取る事ができます。
コメント書き込むこことで、仕事のコミュニケーションを取る事ができます。
またコメントに対して「いいね！」ボタンを押したり、メンバー管理、ToDoの管理、ファイルの管理を行う事ができます。
仕事管理機能: 仕事（Box）に重要度を付けたり、仕事の種別ごとにカテゴライズしたり、期限を確認（設定）できます。
また仕事を重要度順で並び替えたりできます。
ToDo管理機能: 仕事（Box）内のTodoや仕事（Box）に紐つかないToDoも管理する事ができ、自分が持って居るToDoの状況を一覧で把握する事ができます。
ファイル管理機能: 仕事（Box）で添付したファイルを管理する事ができます。
自動的にどの仕事で使ったファイルなのか確認できる他、日付や作成者なども自動で登録されている為、ファイルを探す手間が省けます。
お知らせ&メッセージ: 自分に関連する仕事(BOX)でのコメントがあると「お知らせ」欄に通知してくれます。
またメールで通知する事も可能です。
またコメントの他に１対１でチャットを行う「メッセージ機能」もあります。

BeSmartと、メールとの違い

大量に送られてくる為、必要な情報を見落としてしまう: もともと仕事BOXで仕分けされているので、見落としがない
メールを書く度にいちいち趣旨を記載したり関係者をToやCCで入れなくてはいけない: 仕事の関係をメンバー設定をしておけば、メールの様な作業を意識しなくても適切なコミュニケーションを取る事ができます。
コミュニケーションがリアルタイムではない: その仕事に関する、コミュニケーションの流れがSNSの様に把握できるので、気になった時、気になった事を気軽にメッセージする事ができる。
情報の整理ができない: 仕事BOX単位でメッセージや資料が蓄積されるので、情報へのアクセスが簡単にできます。

BeSmartと、コミュニケーションツール・SNSツールとの違い

仕事と関係のない書き込みが増えかえって生産性が低下: 仕事BOXを選択してから、書き込む為、導線として関係のない書き込みなどを排除できます。※全社掲示板的な仕事BOXも作れます。
どの仕事と関連したメッセージなのかが解らない: 上記と一緒で、BeSmartの場合つねに主語は仕事です。仕事BOXに書き込めばそれがどの仕事に関連したものか？誰でも解る仕組みになっています。
一般向け（LINE、FaceBook等）はセキュリティが心配: BeSmartは、あくまで業務用です。IPアドレス制限など必要なセキュリティが提供されています。※IPアドレス制限は「スタンダード及びプレミアムプラン」のみとなっております。

BeSmartを導入すると！

チーム、会社のコミュニケーションを活性化

～チームを素早く効率的にゴールに導く

BeSmartは業務やプロジェクトが予め整理されている状態であり、その中で必要なコミュニケーションを取る事ができます。
また離れた拠点のメンバーとの仕事も円滑に進める事が可能になります。

仕事の優先順位、期限、ToDoなど仕事全般を体系的に管理

自分が進めないといけない仕事はいくつありますか？
進めなくてはいけないのに、止まっている仕事はありませんか？
お願いしている仕事がどこまで進んでいるのか把握できてますか？
自分が担当している仕事とその状況を俯瞰してみる事ができるので、効率的に仕事を進める事ができます。

日々のやり取りを、そのまま社内ナレッジデータベース化

全ての仕事の内容がBeSmartに記録されるため、普段使っているだけでこれらをナレッジデータベース化していく事が可能になります。

メール量の削減

メールと違い、いちいち趣旨を記載したり、仕分けをする必要がなく、考えた事を直ぐに書き込む事ができる為メールの量を圧倒的に減らす事が可能です。
また予め業務単位でコミュニケーションを取れますので、仕分けをする必要がありません。

会議そのものや会議時間を削減

BeSmartを使い、リアルタイムなコミュニケーションを取る事で、迅速な意思決定が可能となり、情報共有や現状把握の為の会議も大幅に削減する事ができます。

資料(ファイル）を整理する時間、探す手間の削減

資料を作るのも、本来は目的を達成する為のコミュニーションの一環です。BeSmartでは業務毎に「仕事BOX」を作り、その中に資料を入れる事が可能です。
これによりいちいちファイルサーバにフォルダを作って管理する必要がなくなります。