―業務効率改善―
日本のホワイトカラーの生産性の低さはかねてより指摘されています。
生産性を高めるには事務処理などの「作業」を省力化し「付加価値」を生みだす業務へのシフトが求められます。
一般的に業務効率化の取り組みはシステム化とアウトソーシング（BPO）の二点の取り組みが行われてきましたが、システム化は大きな投資を必要とし基幹業務以外では、グループウェアの導入程度に留まっています。またアウトソーシングは、大企業で、何百、何千の社員が携わっている業務に限定され、同時に人手を使った業務には変わりが無い為、コスト的にも必ずしもメリットがあるとは言い難い状況です
シンキングリードは、特に全体の生産性を下げている、ノンコア業務やコア付帯業務の生産性向上に着目し、劇的の業務を効率化する新しい取組を提供しております。
絶対的な業務量の増加
ここ10年でITも随分と進化をし、企業での活用も進みました。しかし、そのITの活用で事務作業が効率化したと感じている方はどのくらいになるでしょうか？この10年で４半期決算当たり前になり、コンプライアンスの問題、CSR、セキュリティ対策、評価制度の見直し、建設業やＩＴ業だと工事進行基準の適用、リストラ対策、セクハラ、パワハラ、メンタルヘルス対策...etc
これらは１０年前であれば殆ど耳にもしなかった言葉が殆どです。
つまり、企業がＩＴ化を進め効率化していくペースに比べ、業務量の方が圧倒的に増えているのではないでしょうか？
業務効率化とノンコアプロセス、コア業務の付随サービスの関係
一般的に業務効率化 ＝ ＩＴ化については下記の様な3段階に分類ができると考えています。レベル1：紙、手作業、ＦＡＸ、電話といった世界で業務を処理する段階
レベル2：Microsoft Office Word、Excel、またはグループウェアなどを活用して業務を推進する段階
レベル3：ERPやSCM、CRM、それから、HRMやPMSといったパッケージアプリケーションを導入し効率化する段階
レベル2とレベル3には大きな違いがあります。それは、レベル2はビジネスプロセスに準じていませんが、レベル3はビジネスプロセスに準じているという点です。
つまり、レベル3でシステム化が進んでいるのは”コアプロセス””コア業務”であって、”ノンコアプロセス””コア業務に付帯する業務”はレベル2の段階に留まっており、一向に効率化しないという問題が発生しています。
コア業務は、会計処理、生産計画、販売管理、調達管理、給与計算などといった業務になりますが、会社全体を俯瞰してみた時に絶対的に業務量が多く、非効率な作業が行なわれているのは、むしろノンコアプロセスやコア業務に付帯する業務ということです。
ノンコアプロセスやコア業務に付帯する業務というのは会計処理はERPなどで当然行われているが、その前の受発注の手続きであったり、交通費や経費の申請や集計はExcelを使い手作業でやっているという事例や、給与管理はシステム化されているが、人事考課の集計や、勤怠管理はExcelやグループウェアでデータを集め、別途手作業で集計しているといった事例を指します。
なぜノンコア業務、コア業務に付帯する業務は効率化が進まないのか？
業務の効率化は、これから企業が真剣に取り組まなくてはいけない重要な課題です。その中で、ノンコアプロセス、コア業務に付帯する業務、つまり、非効率を生んでいる業務は、大きく下記の5点に集約できると考えます。A ： 一人業務以下の業務
B ： プロセスの変更が多い流動的な業務
C ： 業務が明示化されていない業務
D ： ボランティア的に対応している業務
E ： 定期、不定期で発生する業務
これらの業務はマネージャも把握が難しく、また一つ一つの作業自体30分～2時間程度の作業の為、わざわざ本格的なシステム化などの投資は必要が無いと思われがちです。しかしある企業でこれらの業務を全社レベルで調査し、業務を棚卸すると、労働時間の約４割以上が、この様なノンコアやコア付帯業務である事が解りました。社員２００名の会社で６億以上のコストです。これらの業務を統合、統一、撤廃し、自動化する事で企業の生産性は劇的に向上します。
但し、これらの業務を効率化するには以下の4点を満たす必要があります。
1 ： 可能な限り業務を自動化する
2 ： 可能な限り属人性を排除する
3 ： 可能な限り、変更が容易である
4 ： 可能な限り低コストである
自動化、属人性の排除はシステム化の一般的な要件ですが、加えて”自由設計””低コスト”の2点が、ノンコアプロセス、コア業務に付帯する業務を効率化していく上では必要要件となります。しかし、1の業務の自動化 と 2の属人性の排除、3点目の自由設計 と 4の低コスト はトレードオフの関係にあり、どちらかを取ればどちらかが成り立たないという矛盾を含んでいます。
このように、ノンコア業務やコアの付帯業務には大きな無理・無駄があり、なおかつシステム化が予算、要件の関係で難しい為、放置されています。 シンキングリードでは、この様な無駄を見つけ改善をご提案をする画期的な業務効率改善プログラムを実施していますので、是非、一度お気軽にご相談下さい。
